Claves para Reuniones productivas en el trabajo
La Importancia de Reuniones Productivas en el Entorno Laboral
Descubre cómo mejorar la eficiencia laboral a través de la implementación de reuniones productivas en el trabajo. A menudo, las reuniones son vistas con desagrado debido a su percepción de ser aburridas e ineficaces. Sin embargo, entender el verdadero potencial de estas sesiones puede marcar la diferencia en la productividad y el éxito laboral. En un mundo empresarial donde el tiempo es un recurso valioso, la capacidad de convertir las reuniones en espacios altamente productivos es fundamental para el progreso y el crecimiento organizacional.
Si muchas veces catalogamos las reuniones como aburridas e inútiles, al punto de odiarlas, ¿por qué no podemos dejar de tener reuniones?
Paul Graham, inversor y ensayista con vasta experiencia en la industria informática, concluye que las reuniones tienen costos distintos para dos poblaciones: quienes prosperan en ellas, los “gerentes”, y aquellos a quienes les arrebatan tiempo creativo, productivo y de concentración, los “creadores” (en su experiencia, programadores).
¿Cómo enfrenta la jornada laboral cada uno de ellos? Un jefe, directivo o gerente realiza tareas cortas y seguidas, organizativas y comunicativas, involucrando a otras personas. El trabajo del creador requiere gran concentración y, por eso, muchas horas “en continuado” para llevarlo a cabo. Trabajar en un contexto de dos o tres reuniones por día es un ataque directo a la productividad del creador.
Es crucial comprender que las reuniones requieren el aporte de ambos perfiles. Conocer y respetar las formas de trabajo de cada uno permite aprovechar ese valioso tiempo de intercambio.
El Desafío de las Reuniones
Sin embargo, el espíritu con el que nos reunimos muchas veces está asociado al desaliento. Según estudios, el 15% del tiempo de una organización se destina a reuniones, y cada día en Estados Unidos se llevan a cabo cerca de 11 millones, según una investigación de Fuze. Este porcentaje se eleva significativamente en los rangos más altos de las compañías, alcanzando un 33% en los CEO’S.
Paul Graham plantea una pregunta reveladora en su ensayo de 2009, “El horario del creador, el horario del gerente”: “¿No te entusiasma la idea de tener todo un día libre para trabajar, sin ninguna reunión?” Describe su reunión ideal: “No hay más de cuatro o cinco participantes, se conocen y confían unos en otros, repasan rápidamente una lista de preguntas abiertas mientras hacen otra cosa, como almorzar. No hay presentaciones, nadie trata de impresionar a nadie, todos ansiosos por irse y volver al trabajo”.
Resulta que existe un valor significativo en las reuniones presenciales. Alinear voluntades a largo plazo sin reuniones se vuelve complicado. En una reunión valiosa, el intercambio de información debería ser fluido, todos aportan y se llevan consigo una riqueza. Otros medios resultan pobres en comparación con una reunión efectiva. Sin embargo, la clave reside en esa fantasía descrita por Graham: nadie intenta impresionar a nadie, pocos participantes, confianza mutua. En esa urgencia por irse, prima la necesidad de recortar el reporte innecesario, el dato sin análisis, lo cual domina muchas veces las reuniones y las hace repetitivas e ineficaces.
Optimizando el Valor de las Reuniones
La expresión “reunionitis” ilustra el mal que aqueja a organizaciones que reaccionan ante cualquier circunstancia convocando reuniones improductivas.
Es fundamental descifrar los motivos de la reunión y entender el rol que desempeñamos en ella, evaluando el costo en tiempo y resultado que implica.
Vale la pena analizar las reuniones a la luz de lo que hace efectivo a un equipo, según el Proyecto Aristotle de Google:
- Seguridad Psicológica: Confianza en que lo que se expresa no será utilizado en detrimento propio.
- Confiabilidad: Compromisos cumplidos, no solo palabras en la reunión.
- Estructura y Claridad: Toma de decisiones efectiva entre y durante reuniones.
- Sentido e Impacto: Relevancia de nuestro rol en la reunión y su conexión con objetivos corporativos.
Cuando las respuestas a estos interrogantes son negativas, indica que las reuniones no están cumpliendo su propósito. No convocan a los participantes adecuados ni consideran las necesidades y características de quienes participan.
Las reuniones nos enfrentan a nuestros colegas y compañeros de trabajo. Enfocarnos en la mecánica de las reuniones es desviar el foco de la naturaleza humana de estas, perdiendo la riqueza que ofrecen nuestros roles en la organización.
En resumen, promover reuniones productivas en el trabajo no solo implica reducir su cantidad, sino también mejorar su calidad. Alinearlas con los objetivos, valores y necesidades de quienes participan conduce a un uso más efectivo y enriquecedor del tiempo dedicado a estas.
